Zavezanec vloži:

·         VATR-APP Zahtevek za vračilo DDV v drugi državi članici EU

·         VATR-PRA  Vloga za prilagoditev odbitnega deleža

·         VATR-DP Digitalno potrdilo o prevzemu dokumenta

Zavezanec prejme med Prejete dokumente:

·         VATR-APPD   Odločba na zahtevek za vračilo DDV v drugi državi članici EU

·         VATR-APPR Prejemnica za zahtevek za vračilo DDV v drugi državi članici EU

·         VATR-APPE  Validacijsko poročilo

·         VATR-PRAD Odločba na vlogo za prilagoditev odbitnega deleža

·         VATR-PRAR Potrditev prejema vloge za prilagoditev odbitnega deleža

VATR-PRA: Elektronska prilagoditev odbitnega deleža je možna samo za elektronsko oddane zahtevke za vračilo (dokument VATR-APP). Zato oddaja dokumenta VATR-PRA (prilagoditev odbitnega deleža) ni možna, dokler ni oddan vsaj en elektronski zahtevek za vračilo.

Kadar zavezanec prvič pregleduje VATR-APPD, mora najprej podpisati digitalno potrdilo o prejemu (VATR-DP). Če ima zavezanec pooblastilo za VATR-APPD ima avtomatično pooblastilo tudi za VATR-APPE in VATR-DP.

Dokument VATR-APPE prejme zavezanec, ki je vložil zahtevek za vračilo v tujini (VATR-APP) in je v dokumentu napaka. V primeru, da napake ni, prejme dokument o potrditvi prejema (VATR-APPR). Torej zavezanec odda VATR-APP, načeloma isti dan (po nekaj urah) oziroma najkasneje naslednji dan prejme med Prejetimi dokumenti!:

-          VATR-APPR  Ko država članica vračila sprejme zahtevek za vračilo, pošlje potrdilo o sprejemu.  Pomeni, da je VATR-APP uspešno oddan brez napak (status dokumenta je obdelan uspešno) ALI

-          VATR-APPE (Validacijsko poročilo) Pomeni, da ima VATR-APP napako (Obdelan z napako) in zahtevek za vračilo (VATR-APP) ni vložen. V tem primeru mora zavezanec oddati popravek.  Odpre vloženi dokument VATR-APP in na vrhu kline popravek ter popravi napake, ki so navedene v VATR-APPE ter odda popravek.

V dokumentu VATR-APPD je podatek ali je zahtevek odobren ali delno odobren ali zavrnjen. Če je zahtevek delno odobren ali zavrnjen je zraven tudi kratka razlaga zakaj. Odločbo dobijo najkasneje v 4 mesecih. V primeru, da država zahteva še dodatna pojasnila, pa to traja še 2 meseca. Torej vsega skupaj 6 mesecev.